Agenda-Checkliste für Meetings, die man liebt

Ich hörte jemanden stöhnen und die Augen rollen: „Das war wieder ein Meeting! Ohne Punkt und Komma. Ohne Struktur. Ohne Pause.“ Kennen Sie so was auch?

Damit Meetings nicht ins Uferlose auswachsen und sich alle Teilnehmer gut vorbereiten können, ist es SEHR sinnvoll eine genau durchdachte Agenda zu schreiben. Eine, die es in sich hat! Ich verspreche Ihnen, alle werden Ihnen dafür dankbar sein :-)!

Kein Meeting ohne Agenda mit Charme !

Damit Besprechungen „auf den Punkt“ kommen und interessant bleiben. Sie wird idealerweise zur Vorbereitung vor dem Meeting an die Teilnehmer geschickt.


Datum / Ort / Zeit

  • Datum festlegen, wann die Besprechung stattfindet
  • Uhrzeit festlegen und Dauer festlegen: von / bis
  • Ort festlegen z.B. Firma / Stadt (ggfs. Anfahrtsbeschreibungen anhängen)
  • Firmenname / Name des Raums benennen
  • Ggfs. Info über Namensschilder / Parkplatzreservierungen usw.
Die Teilnehmer
  • Organisator und ggfs. Ansprechpartner mit Telefonnummer im Haus benennen für aufkommende Fragen
  • Die Teilnehmer auflisten mit Vor- und Nachnamen, ggfs. Abteilung /Firma
  • Protokollführer festlegen und benennen
  • Moderator festlegen und benennen
  • Idealerweise einen Zeitnehmer festlegen und benennen (der 5 Minuten vor Ablauf des vorgegebenen Zeitfensters ein Zeichen gibt)

Die Agendapunkte / Tagesthemenpunkte

–      Agendapunkte /Themen inhaltlich auflisten
–       Pro Thema die verantwortliche Person benennen (Wer bringt das Thema ein?)
–       Art des Themas: Diskussion / Präsentation/ Entscheidungsfindung
–       Ggfs. Hinweis auf das letzte Protokoll (ggfs. anfügen)
–       Zeitfenster pro Thema festlegen: z.B. 15 Minuten oder 1 Stunde
–       Zeit für Diskussion einplanen
–       Zeit für Präsentation einplanen
–       Art des Protokolls bestimmen: z.B. Ergebnisprotokoll

Technik / Pausen / Ende

  • Benötigte Technik organisieren: z.B. Konferenztelefonspinne mit Telefonnummern, FlipChart etc., Stifte
  • Bei Meetings ab 1,5 Stunden aufwärts: Pausen festlegen
  • Pausen organisieren und in der Agenda darüber informieren (gibt es eine Raucherecke, Getränke, Kaffee, Arbeitslunch)
  • Das Meetingende festlegen
  • Ausblick, z.B. Termin des Protokolls festlegen, den nächsten Besprechungstermin festlegen

Ich wünsche Ihnen Meetings über die man sagt: „Das war super! Wann treffen wir uns wieder?“

9 Responses to Agenda-Checkliste für Meetings, die man liebt

  1. Iris sagt:

    Die Erstellung einer vernuenftigen Agenda ist meiner langjaehrigen Erfahrung nach gaengige Praxis in jedem gut gefuehrten Unternehmen. Ohne diese Basics waere es gar nicht moeglich, Meetings zu organisieren. Die Realitaet zeigt jedoch immer wieder, dass die beste Agenda haeufig scheitert und der Zeitrahmen gesprengt wird, denn am Ende des Tages haengt es von den Teilnehmern selbst ab, inwiefern sie sich daran halten oder besonders diskutierfreudige Vertreter einfach kein Ende finden. Da hilft auch kein Zeitnehmer, der kurz vor Ablauf des Meetings ein Zeichen gibt….

  2. Hallo Iris, da muss ich wohl mal eine Checkliste schreiben für diskutierfreudige Meetingteilnehmer ?! Dass Agendas geschrieben werden, weiß ich wohl. Der Pepp steckt aber im Detail: nämlich die Begrenzung … und da sind alle mitverantwortlich.

    Schönen Tag. Herzliche Grüße

  3. Liebe Frau Schuseil,

    was in großen Firmen gilt, sollte auch in der Schule gelten. Bei uns heißt die Horrorvision Konferenz, oder besser: Dienstbesprechung. In der Konferenz sind die Schüler- und Elternvertreter anwesend, da wird dann auch die Agenda eingehalten. Die vorbereitende Dienstbesprechung ist die Plattform für alle Bedenkenträger und enthält keine fest gelegten Zeitfenster.
    Und dann wäre da noch der TOP „Verschiedenes“ …

    Was bei uns prima klappt, sind die Treffen der Arbeitsgemeinschaften (z.B. Gewaltprävention), die nur maßvoll ausufern und für alle neue Erkenntnisse bringen. Ein gemeinsames Interesse und persönliche Wertschätzung verhindern, dass Redner sich produzieren oder vergaloppieren. Eine Agenda gibt es da immer, nicht so genau ausgearbeitet wie Ihre, aber zeitlich gut gegliedert. Wichtiger TOP in der Mitte: gemeinsames Essen.

    Danke für die gute Anregung und herzliche Grüße

    Ellen Löchner

    • Hallo Frau Löchner, auch eine Dienstbesprechung braucht einen Plan … man könnte ja den TOP „Verschiedenes“ in Zukunft aufdröseln und ihm einen angemessenen zeitlichen Rahmen geben. Ein Versuch ist es wert.

      TOP gemeinsames Essen lädt ein die Gedanken zu lüften und sich auf angenehme Weise auszutauschen. Schönen Tag heute. Brückentag? LG. Petra Schuseil

  4. Heike Tharun sagt:

    Hallo, Frau Schuseil, werde die Checkliste für ein anstehendes Meeting anwenden und ausprobieren. Danke!

  5. Janine sagt:

    Hallo Frau Schuseil,

    diese Checkliste werde ich mal unserem Chef vorlegen, vielleicht haben unsere Meetings dann eine höhrere Erfolgsquote.

    Liebe Grüße Janine

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